Kenapa email yang dikirimkan gagal atau masuk SPAM?

Kadang kita ingin memanfaatkan VPS sebagai mail server. Tidak ada yang salah dan caranya sendiri tidaklah sulit. Tapi yang bikin geleng – geleng itu kita bisa menerima email tapi saat sebaliknya mengirimkan surat elektronik tidak muncul – muncul pada alamat tujuan atau kalaupun bisa malah masuk SPAM. Repot kan?

Diantara semua jenis hosting layanan online maka Mail Server dan DNS server adalah yang paling enggan saya urus sendiri, hampir pasti saya selalu menggunakan layanan pihak ketiga. Yang gratis tentunya. 😀

Alasannya? Karena repot mensettingnya dan mengelolanya. Itupun bila sudah kita taati belum tentu bekerja 100%, kadang masih bermasalah dengan Gmail, Yahoo, Outlook dan semacamnya.

Nah… disini saya akan memberitahukan apa sih yang diharapkan pada sebuah Mail Server agar email yang dikirimkan dianggap valid. Jadi memang tidak asal install control panel seperti VestaCP dan menggunakan email hostingnya.

  • Alamat IP server harus bersih
    Ya, yang pertama adalah alamat IPv4 dari Virtual Private Server harus bersih reputasinya, jangan sampai pernah digunakan untuk kegiatan email massal/spam. Ini bisa anda cek pada layanan Blacklist. Bisa RBL, DNSBL, SBL dan BL – BL lainnya. Yang pasti bukan BukaLapak. 😛
  • Usia alamat IP server juga faktor
    Ternyata anda cek bersih dari dosa alamat IPnya? Tidak semudah itu juga. Berapa lama alamat IP tersebut aktif dan tidak bermasalah akan berpengaruh. Berapa lama? Hanya mail server tujuan yang tahu.
  • Alamat IP harus mengarah ke hostname dan sebaliknya
    Jadi ini bukan cuma setting A record dari mail.servernesia.com ke alamat IP 192.168.3.70 tapi juga setting rDNS (reverse DNS)/PTR Record dari alamat IP tadi ke hostnamenya. Ini sebagai bukti memang alamat IP tersebut berisi nama domain yang digunakan mengirimkan email.
  • Hostname akan diharapkan menggunakan nama domain lengkap
    Berhubungan dengan poin diatas maka hostname dari Virtual Private Server akan diharapkan menggunakan nama domain yang lengkap dan valid. Contohnya mail.servernesia.com.
  • Validasi pengirim email
    Salah satu hal yang wajib ada dalam DNS record pada nama domain yang digunakan adalah adanya SPF (Sender Policy Framework). Fungsinya memberikan informasi bahwa mail server tersebut memang memiliki hak akses untuk mengirimkan email menggunakan domainnya. Ini dibuat dengan menciptakan TXT record.
  • Identifikasi pengirim email
    Satunya lagi adalah DKIM (DomainKeys Identified Email) dimana dengan kriptografi akan diperiksa apakah domain memiliki otorisasi mengirimkan email. Untuk mencegah spoofing. Ini diciptakan dalam DNS record juga.

Jadi jangan heran kalau anda hanya install dan kemudian ingin mengirimkan email kok tidak berhasil juga. Karena memang ada beberapa hal yang harus disetting dan dipastikan dulu. Hal yang saya bahas diatas adalah secara umum dan berdasarkan pengalaman sebelumnya konfigurasi mail server.

Semoga bermanfaat dan saya juga menerima koreksi. 😀

22 pemikiran pada “Kenapa email yang dikirimkan gagal atau masuk SPAM?

    • Loh ini masih belum mas. Haha. 😀 Saya cuma menceritakan ulang apa diskusi kita sebelumnya, biar tidak tenggelam di topik yang lain. 🙂

      Nanti akan saya tes secara bertahap setting – settingnya untuk mendapatkan kombinasi juara agar bisa mengirimkan email dengan lancar. Tapi repotnya pada beberapa provider VPS aktivitas SMTP akan langsung diblokir karena resiko SPAM dan kadang harus membuat tiket untuk memberikan alasan membuka port SMTP.

      Memang banyak syaratnya sih mas, seperti pergi ke dukun*. Bawa macam – macam dan mengikuti ritualnya tapi kan hasilnya belum tentu sukses. Haha. 😀

      *Hanya ilustrasi, saya tidak mengajak pergi ke dukun beneran.

  1. Siap saya tunggu update selanjutnya mas 😀 . Aduh rasanya malas banget urusan sama mail server tapi masalahnya niche blog saya agak menyinggung urusan tentang plugin Contact Form 7 (memanfaatkan mail server) jadi mau tidak mau harus pakai.

    Haha 😀 betul. Harus benar-benar sabar menangani VPS soalnya walaupun sudah dirasa betul konfigurasinya, tetap saja hasilnya belum tentu sukses 😀

    Sekali lagi terima kasih banyak mas Chandra. 🙂

    • Sudah coba layanan SMTP yang saya bilang mas? Kemarin saya coba layanan lain: SMTP2GO, ini dibatasi 1000 email per bulan. Saya tes dan lancar kirimannya. Kalau cuma mau dibuat notifikasi bisa dimanfaatkan.

      Mungkin perlu saya buat topik khusus soal SMTP server gratis ya. Haha. 😀 Penting buat yang males seperti saya. 😛

  2. Oh ada lagi ya, saya coba dulu mas 😀 . Yang Mandrill sama Sendgrid sudah saya coba kok masih gagal ya 🙁 bikin pusing mail server sejak jaman SMK. Tapi masih saya utak-utik.

    Oiya kalau VPS untuk hosting blog WP sama sekali tidak diinstall mail server masih bisa berfungsi plugin ini mas ? Tapi WPnya pakai email hosting ZohoMail.

    Kalau yang kemarin kan sudah pasang mail server cuma kirim email gak jadi. Seandainya mail server sama sekali tidak diinstall, nanti kalau di WP pakai plugin Contact Form 7 si visitor isi form pertanyaan terus dikirim ke pemilik blog WP, nanti pesan tadi sampe ke email hosting(punya pemilik blog WP) atau tidak mas ?

    Haha betul mas 😀 sama, saya juga males banget haha. Apalagi buat orang-orang yang pakai spek VPS minim pikir-pikir lagi mau install mail server atau tidak 😀

    • Seingat saya ya mas, kadang harus disetting profile pengirim emailnya. Ini bisa lengkap sampai alamat rumah. Juga wajib ada link untuk unsubscribe. Kebijakan anti-spam katanya.

      Yang SMTP2GO ga ribet – ribet amat, tinggal daftar dan gunakan username dan passwordnya. Jangan lupa setting DKIMnya untuk nama domainnya mas.

      Saya sampai saat ini tidak pernah install mail server pada VPS yang berisi hosting WordPress mas. Tidak masalah kok. Nanti akan dicoba mengirimkan memakai fungsi mail() dari PHP tapi dijamin diblokir. Ahahaha. 😀 Tapi masih normal kok kalau pakai layanan SMTP eksternal, sudah saya biasakan begitu.

      Saya pakai email atau Google Form sih mas, atau form kontaknya dari Jetpack. Tidak perlu pusing – pusing soal notifikasi kalau ada yang tanya. Cuma jeleknya plugin Jetpack ini banyak sekali fungsinya – walaupun tidak pernah saya cek – kok takutnya berat ya.

      Betul mas, spesifikasi VPS minimal jadi harus fokus pada fungsinya. Kalau bisa menggunakan layanan eksternal pasti saya pakai. Jadi murni web server dan database server didalamnya. Sisanya ada diluar semua.

    • Intinya reputasi IP VPSnya, setting Reverse DNS, DKIM dan SPF mbak. Kalau ga ya dianggap spam.

      Yang paling penting port SMTP di VPS anda tidak terblokir kan? Tergantung providernya sering secara default dalam keadaan nonaktif sampai pelanggan bikin ticket.

    • Silahkan dicoba dulu mbak, tapi urusan email ini kadang bikin frustasi mbak. Walaupun semua sudah benar sesuai rekomendasi tergantung penerimanya (Gmail, Outlook, Yahoo) kadang tetap saja ditolak. 🙁 Karena itu saya lebih suka pakai email hosting dan SMTP server eksternal. Tinggal pakai saja.

      Saya non-muslim mbak. 🙂

    • Saya terbiasa coba di VPS sih mbak. Haha. 😀 Tapi di Windows juga bisa, malah mestinya ga perlu PuTTy. Langsung saja pakai command prompt ada kok telnet, tapi kalau gagal dijalankan berarti fiturnya perlu diaktifkan manual.

  3. mas email dari vps ku krim ke bmail masuk spam lagi, pahal kemarin bisa ga masuk ke spam itu karena minta tlg dari pihak providernya untuk membuka port smtp agar email terkirim tidak masuk ke spam…

  4. Mas punya ku udh berhasil konfigurasi DKIM SPF dan DMARC dan sudah tidak masuk spam klo krim email ke gmail. tpi di sudut pengirim wktu di klik arah panahnya ada tulisan domain ini tidak mengenkripsi pesan ini… itu apanya yg kurang ya mas,… apa krn ku pake ssl ?

  5. halo mas, saya yakin artikel ini bermanfaat sekali,
    namun saya belum paham,
    sebelumnya saya ceritakan web saya:

    web saya menggunakan ssl free dari cloudflare,
    otomatis membuat dns recordnya disana, lalu bagaimana cara set dns untuk spf txt dan dkim nya mas?

    karena sejauh ini saya masih mengalami masalah seputar hal spam.

    • Jangan dibuat sulit mas. 🙂 Di CloudFlare pada setting DNS ada jenis SPF Record dan untuk DKIM ini dimasukkan ke dalam TXT record.

      Pakai layanan SMTP eksternal saja supaya aman.

  6. Untuk Outgoing/SMTP saya pakai punya SpamExperts om, di Dashboard SpamExperts juga kita setup dulu DKIM-nya, dan SPF kita sesuaikan agar SPF SpamExperts dimasukkan kedapam parameter SPF kita.

    Incoming juga pakai SpamExperts, jadi mail.lukmanulhakim.id dimasukkan ke Routing di SpamExperts, sehingga di DNS Domain saya cuma perlu pakai MX Record dari SpamExpert, jangan ada MX selain SpamExperts, nanti Spam jebol ke Inbox kita 😀

    • Dapat harga berapa mas layanan SpamExpertsnya? Rasanya ini semacam plugin terintegrasi ke panel hosting ya?

      Baru tahu dan penasaran. 🙂

Tinggalkan komentar